看護師や看護教員が会議議事録作成を時短できるように議事録作成のコツについて書きます。看護師も看護教員も企業で働いた経験がほぼないので、議事録の書き方の基本を知らないまま、議事録作成に膨大な時間をかけている現状がありますよね。しかもなぜか議事録作成は職位が下の人の仕事になっているので、病院や学校の全体像を把握できていない人が会議の内容をまとめるのですから余計と時間がかかります。左右わからない人が必至で交通整理しているように見えます。私は看護師の前に一般企業で働いていたので今でもこの手の時短術に関心がありますので、この記事が皆さんの役に立てば幸いです。
議事録の目的を周知する
議事録は、会議の決定事項を残す証拠文書です。時折、 ”＊＊教授が「＊＊されたし」と発言。” など、発言記録が並ぶ議事録に出会いますが、議事録は発言記録でも逐語禄でもありません。昔の勤務先で、「録音して一語一句書きだしたのに、完成したら「私はそんな風に言っていない」とメールがきて、もうどうしたらいいかわからない！」と困っていた教員を思いだします。これは会議の出席者全員が議事録の目的を知らないために起きる悲劇です。
議事録に残す事項を共通認識する
基本事項
- 日時
- 場所
- 参加者・欠席者
- 議題（議事次第に沿って議事録を作成すると時短）
重要事項
決議事項
- 決まったことを箇条書きする
- 今まで繰り返し検討してやっと決まったことは「どのように/なぜ」決まったのかを書き添えると、今後見直したときに決議された経緯が把握できる
- 決議の経緯を書くときは、キーパーソンの発言を書き残す＝問い合わせ先がわかる
非決議事項（却下されたこと）
- 却下された事項と却下理由を書く
- 却下理由を書くときは、キーパーソンの発言を書き残すと今後無駄な再検討を繰り返さなくて済む＝問い合わせ先がわかる
次回の持ち越し事項
- 次回会議までに確認が必要な事項を箇条書きする
- 次回会議までのTODOを箇条書きする
- 各項目の横に、確認者と期限を追記する
各事項の基本的な書き方
- 誰がそれをするのか：全員がするべきことでも、とりまとめ担当者を決定する
- いつまでにするのか：期限を時間までしっかり決める（これを怠るとあとで日時調整という仕事が増える）
会議で報告するメリットを熟考する
利益をださないといけない企業はなおのこと会議での長い報告を嫌いますので、会議で報告はない＝議事録に「報告事項」はないことが多いそうです。聞くだけの報告なら自分が都合の良い時間に読めば済むからです。「全員が同じ場所に集まる」ことの利点を活かして、ディスカッションやアイディア出しをするなり、会議時間を集合するメリットのある時間にしなければ給料泥棒ということです。また、読み上げるだけの報告が続くときがあり、報告しながら意見を募ることもありますが、検討が必要なことは「報告」ではなく「審議」なので、会議中にこの２つがごちゃ混ぜにならないように注意が必要です。そうでないと会議も議事録も迷走します。
会議の予習をする
会議の予習は必要です。私は看護師になってから会議の予習をしない人が沢山いることに最初驚きました。会議中に議長が、「あれはどうだっけ？」「これはどうだっけ？」と言い始め、みんながPCで調べたり、昔の議事録をめくりだす作業が始まります。こうなると議事録作成者はどこまで何を書くか考える時間が必要となるため非効率です。この現象は議事次第を読み、会議の予習をして準備してくるメンバーの集まりでは起こりません。時間がないのであれば、お互いの時間泥棒にならないように会議の予習はしていきたいですね。結局、それが会議と議事録作成の仕事効率化になります。
職場の議事録作成が時短できますように。
